Vel heppnuð stafræn innleiðing

„Svar er gamalgróið fyrirtæki með nútíma hugbúnaðarlausnir. Okkar trú er sú að við leitum að bestu lausninni fyrir stafræna innleiðingu, lausn sem hentar í hvert verkefni fyrir sig,“ segir Rúnar Sigurðsson, framkvæmdastjóri Svar ehf., aðspurður hvað Svar stendur fyrir.

„Gamla aðferðin sem var að leysa allt með einni lausn er í raun barn síns tíma. Nú leitum við að bestu lausninni í verkefnið og tengjum saman það sem þarf. Þannig getum við verið með bestu lausnirnar fyrir hvert verkefni fyrir sig í stafrænni innleiðingu.“

Stjórnendur verða að vera samstíga

Þá talar Rúnar um hversu mikilvægt það sé að setja sér markmið fyrir stafrænu vegferðina og hvert á að fara. Helstu mistök stjórnenda sé að alltof oft er farið af stað og ekki hugað að því hvað á að leysa með nýjum stafrænum lausnum sem á að innleiða.

„Markmiðin, og undanfari stafrænnar vegferðar, eru þá ekki sett skýrt fram eða hugsuð og ferðalagið er ekki kortlagt. Stjórnendur verða að vera samstíga og eins og með hvert annað ferðalag þarf bílstjórinn að vita hvert á að fara og með hvaða farartækjum.

Það gengur ekki að aftursætisbílstjórar hafi aðra skoðun og vilji fara aðra leið eða eru ekki fullkomlega sammála um leiðina sem farin er eða hvaða farartæki á að nota. Það er allt of algengt að stjórnendur séu ekki samstíga og setji sér ekki sameiginleg markmið eða noti tíma í að leita bestu leiða og hugsa lausnina til enda.“

Svar er gamalgróið fyrirtæki með nútíma hugbúnaðarlausnir sem trúir á að leita að bestu lausninni fyrir stafræna innleiðingu, lausn sem hentar í hvert verkefni fyrir sig. Ljósmynd/Aðsend

Tvískráning heyrir sögunni til

Aðspurður hvað sé besta leiðin til að ná þessum markmiðum segir Rúnar að nauðsynlegt sé að gera þarfagreiningu og teikna upp leiðina sem á að fara. „Í raun er enginn munur á að fara í ferðalag,  byggja hús eða innleiða nýja stafræna ferla. Það þarf að skipuleggja, greina, teikna ferðalagið upp, fá alla til að samþykkja og fara í sömu átt.

Síðan þarf að ákveða ferlið, fjármögnun og tímasetningar,“ segir Rúnar og bætir við að einn af lykilþáttum vel heppnaðar stafrænnar innleiðingar sé að tvískráning á gögnum má ekki eiga sér stað. „Um leið og tvískráning á sér stað deyja lausnirnar og afsakanir hrúgast upp því það er ekki tími til að vinna á tveimur stöðum. Það er alltof algengt að það gleymist að hugsa fyrir þessu.“

Þeir sem ganga ekki í takt

Það er vitað að oft reynist erfitt að kenna og venja fólk við ný vinnubrögð og Rúnar segir að það sé sérstaklega mikilvægt að allir tileinki sér aðferðafræðina. „Það er algengt að einhverjir vilji frekar fara gömlu leiðina og í raun brjóta upp það ferli sem búið er að ákveða. Ef lykilstjórnendur fylgja ekki með í ferlinu er betra heima setið en að fara af stað og þá í aðra átt en upphaflega var ákveðið.

Það getur reynst erfitt að taka á slíkum málum en það er samt nauðsynlegt þó það geti verið sársaukafullt og erfitt. Ef stjórnendur eru ekki tilbúnir til þess er betra að hinkra með stafræna ferla þar til skilningur er kominn á að við erum öll á sama ferðalaginu og verðum að vera innanborðs í farartækinu.“

Samþætting við fjárhagskerfi

Eins og áður sagði vill Svar leita að bestu lausninni í verkefnið og tengja saman lausnir sem henta. Rúnar talar líka um að með þeim hætti sé hægt að vera með bestu lausnina fyrir hvert verkefni fyrir sig, í stað þess að leysa allt með einni lausn. 

„Uniconta-fjárhagskerfið er til staðar og virkar fyrir þá þætti sem þarf. En í raun þurfum við bestu lausnirnar fyrir verk og tímaskráningar, sölukerfi fyrir B2B eða B2C, CRM-kerfi, verkefnakerfi og svo mætti lengi telja.

Það sem við hjá Svar gerum er því að finna bestu lausnina sem hentar í verkefnið og er samþætt við fjárhagskerfið Uniconta. Þannig komum við í veg fyrir tvískráningu og besta lausnin er valin.“

• Blogga um frétt