Ef það er eitthvað sem við getum gengið að vísu, þá eru það breytingar. Þær eru óhjákvæmilegar og hvar værum við stödd ef ekki væri fyrir breytingar? Sumum breytingum fögnum við en aðrar óttumst við. Breytingum á vinnustöðum er mætt með alls konar viðhorfum og viðbrögðum. Stundum, þrátt fyrir fyrirætlanir leiðtoga, mislukkast þær. Hvort sem um er að ræða breytingar á stefnu eða sýn fyrirtækis, innleiðingu tækninýjunga eða nýja ferla þá ræðst árangurinn fyrst og síðast af samskiptum.
Var ekki búið að fara yfir þetta?
Breytingar boða óvissu. Við þurfum að tileinka okkur eitthvað nýtt. Starfsfólk óttast að ná ekki tökum á nýrri færni, aukið vinnuálag eða hreinlega að missa vinnuna ef þau ná ekki að aðlaga sig. Stjórnendurnir hafa hins vegar áhyggjur af fjárhagsáætlunum, tímalínum og því hvort innleiðingin verði árangursrík. Þarna er nauðsynlegt að byggja brú á milli stjórnenda og starfsfólks, eyða óvissu sem annars hefði skapast, og tryggja að öll vinni að sama markmiði.
Oft er vitnað í írska leikskáldið George Bernard Shaw þegar talað er um mikilvægi samskipta og þá sérstaklega eftirfarandi orð: „Stærsta vandamálið við samskipti er blekkingin um að þau hafi átt sér stað.“ Þetta á sérstaklega vel við í breytingastjórnun. Stjórnendur reikna með að skilaboð þeirra hafi komist til skila en án skýrleika og gagnsæis er hætt við að starfsfólki sé látið eftir að fylla sjálft í eyðurnar – sem getur valdið misskilningi eða rangtúlkunum. Skýrum samskiptum í breytingum er ætlað að byggja traust og sameiginlegan skilning á vegferðinni.
Með samskiptum í breytingum eru þrír þættir sem skipta öllu máli. Við þurfum að upplýsa af hverju breytingarnar þurfi að eiga sér stað, hver ávinningur þeirra sé og hvernig þær verða innleiddar. Þannig skiptir jafn miklu máli að miðla sýninni að baki breytingunum – hvaða vandamál er verið að leysa og hvernig breytingin mun svara því með bættum árangri – eins og að segja frá praktískum hliðum á fræðslu, þjálfun og innleiðingu.
Til að tryggja að við missum enga bolta er skynsamlegt að móta samskiptaáætlun. Hún inniheldur sýnina, lykilskilaboðin, hagaðila sem þarf að eiga samskipti við, samskiptaleiðir og tímalínu. Þetta gerum við til að tryggja að upplýsingar komist á rétta staði á réttum tíma.
Gleymum okkur ekki í praktískum lausnum
Það er mikilvægt að gleyma ekki mannlega þætti breytinganna. Ef við hugsum einvörðungu um innleiðingu, tímalínur, þjálfun og fjárhagsáætlanir er nánast öruggt að við munum ekki ná sama árangri og ef við einblínum líka á tilfinningalega hlið breytinganna. Innleiðing snýst nefnilega ekki bara um ferla og kerfi heldur um fólk.
Samskiptaáætlunin á að taka jafn mikið á þeim þáttum og þeim praktísku. Við þurfum að sýna samkennd, viðurkenna áskoranir, gefa okkur tíma í að hlusta á áhyggjur fólks og gera okkar besta til að mæta fólki þar sem það er statt. Stjórnendur sem viðurkenna áskoranir, fagna litlu sigrunum á leiðinni og bjóða upp á opinská samskipti skapa menningu sem byggist á trausti og andrúmsloft sem kemur hópnum örugglega á áfangastað.
Að lokum
Breytingastjórnun er í eðli sínu samskiptastjórnun. Ef ekki er til staðar áætlun um skýr og gagnsæ samskipti er hætta á að jafnvel bestu verkefni nái ekki í gegn. Samskipti snúast ekki bara um það sem við segjum heldur þarf að tryggja að skilaboðin okkar heyrist og skiljist. Með skýrri samskiptaáætlun getum við breytt óvissu í tækifæri, mótstöðu í samvinnu og áætlunum í árangur.
Pistillinn birtist fyrst í ViðskiptaMogganum sem kom út sl. miðvikudag.